En bilpolicy är mer än en formell rutin – det är ett bindande avtal som skyddar både arbetsgivare och anställd när en företagsbil lämnas ut.
I praktiken är en bilpolicy ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon), och det är detta dokument som tydligt anger vem som disponerar bilen och vilket ansvar som gäller.
TRF-kortet är företagets bilpolicy
Ett TRF-kort är ett officiellt dokument som knyter samman ett specifikt fordon med den anställde som ska köra bilen.
Det visar klart att företaget upplåter fordonet och gör det möjligt att vid behov bevisa vem som har dispositionsrätt.
Kortet innehåller bland annat:
- bilens registreringsnummer,
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer,
- den anställdes namn som är utsedd förare,
- bådas underskrifter som bekräftar överenskommelsen.
Dessa grunduppgifter räcker för att klargöra att bilen lagligt och formellt är upplåten till en viss person.
Varför en tydlig bilpolicy är avgörande
När en företagsbil används i verksamheten uppstår situationer där ansvar måste vara glasklart:
- Skador och självrisk – vem betalar om fordonet blir skadat i trafik eller vid parkering?
- Böter och avgifter – vem ansvarar för exempelvis hastighetsböter eller trängselskatt?
- Service och underhåll – vem ser till att service, däckbyten och besiktning sker i tid?
Ett TRF-kort gör att inget av detta lämnas åt tolkning. Arbetsgivare och förare vet från början exakt vad som gäller, vilket minskar risken för kostsamma tvister och försäkringsproblem.
Fördelar för både företag och förare
- Klara ansvarsgränser: Företaget kan visa att det är ägare och försäkringstagare, medan föraren tar ansvar för hur bilen hanteras.
- Underlättar vid kontroller: TRF-kortet kan visas upp vid polis- eller tullkontroll som bevis på att den utsedda föraren har företagets tillstånd.
- Trygghet för båda parter: Ett skriftligt avtal gör att ingen behöver gissa vem som bär vilket ansvar.
Sammanfattning
För alla företag som använder företagsbilar är TRF-kortet själva bilpolicyn. Det säkerställer att både arbetsgivare och förare har en gemensam, tydlig överenskommelse om ansvar och rättigheter för det aktuella fordonet.